INFORME FINAL DEL PROYECTO: SISTEMA DE ESCUCHA ACTIVA EN LA ADMINISTRACIÓN AGRARIA Y PESQUERA (SEA)
INFORME FINAL DEL PROYECTO
SISTEMA
DE ESCUCHA ACTIVA EN LA ADMINISTRACIÓN AGRARIA Y PESQUERA (SEA)
Curso Planificación y Gestión de
Proyectos en la Administración Pública
IAAP Plataforma MOOC
Melchor Guzmán Guerrero
14 de noviembre de 2019
Índice:
2.
Indicadores
4.
Actividades
5.
Costes
6.
Recursos humanos
7.
Riesgos
8.
Adquisiciones
9.
Acciones correctivas
10. Lecciones aprendidas
Este proyecto nació a partir de la
evidencia, en base a los análisis hechos
de la evolución de la Administración agraria en las últimas décadas, de que la
Administración Agraria Española y especialmente la Autonómica ha pasado de acompañar
y asesorar a los actores del sector agrario y pesquero, a través de los
antiguos Servicios de Extensión Agraria (SEA), a desempeñar un papel centrado
sobre todo en la gestión del reparto de ayudas y de su control (con un alto
grado de burocracia), en detrimento de la anterior función. A partir de esa constatación,
surge la necesidad de desarrollar nuevos enfoques que se basen en el análisis
de las expectativas de los diferentes grupos de interés (metodología de la
Responsabilidad Social) que forman parte de los Sistemas de Asesoramiento (los
actores no son espectadores pasivos), y permitan el diseño de modelos
compartidos que den respuesta a las demandas. Se trataba de diseñar un sistema
que permita detectar de forma periódica las necesidades de apoyo y
acompañamiento que los agentes agrarios y pesqueros tienen de la
Administración. Esto debe estar dentro de un contexto de una nueva gobernanza
territorial, una nueva institucionalidad que permita dar más protagonismo a la
diversidad de actores (gobernanza multinivel).
1.
Datos básicos del proyecto
Título del
proyecto: Sistema de Escucha Activa en la Administración Agraria
y Pesquera (SEA)
Responsables del proyecto: la dirección
ha tenido dos niveles, el político (un alto cargo miembro del Consejo de
Dirección de la Consejería) y el técnico que ha sido una persona con amplia
experiencia y conocimiento de la Administración agraria y pesquera y con dotes
demostradas de liderazgo.
Entidad: La Consejería competente y
todos sus entes territoriales
Con este
proyecto se ha tratado de pasar de una Administración agraria-pesquera
territorial "pasiva" centrada en los trámites para percibir las
ayudas y cumplir con los requisitos sanitarios, a otra que, además de esto, sea
"más proactiva". Se ha propiciado un cambio estratégico hacia una
administración agraria-pesquera más cercana y útil, lo que redunda en una mayor
justificación social de su existencia
2. Indicadores
Se han conseguido los
siguientes resultados del proyecto a partir de los indicadores establecidos en
su inicio:
Ø Constitución de un grupo de
trabajo por cada comarca agraria y zona pesquera de Andalucía (más de 60), con
representación de todos los actores implicados (público-privados).
Ø Constitución de 8 grupos de
trabajo provinciales.
Ø Constitución de un grupo de
trabajo regional.
Ø Informe con los parámetros
principales de la Administración agraria y pesquera, en cuanto a cubrir las
demandas de los agricultores y pescadores y de los territorios rurales.
Ø Dos informes por grupo de
trabajo constituido, el primero se ha centrado en el análisis de la situación
actual en cuanto a necesidades de información y el segundo recoge las
propuestas para la puesta en marcha del sistema de escucha activo y su
retroalimentación permanente.
Ø Diseño de una plataforma de
conocimiento que será la herramienta principal para compartir la información y
las experiencias acumuladas, una vez implantada.
El objeto principal del
proyecto ha sido conocer las demandas de los administrados para dar respuesta
adecuada a sus necesidades. Para ello, se ha hecho un análisis de la realidad
actual aplicando la metodología de los grupos de interés, que ha permitido
saber sus expectativas y propiciar un diseño participativo y consensuado de los
sistemas de escucha más convenientes. El sistema de respuesta diseñado, una vez
contrastado, será puesto en marcha en todas las Oficinas Comarcales Agrarias,
Oficinas de Gestión de los Parques Naturales y Delegaciones Territoriales de la
Consejería de Agricultura, Ganadería, Pesca y Desarrollo Sostenible.
Los requisitos imprescindibles
para que el sistema diseñado funcione deben ser una firme voluntad del Gobierno
regional y de los gestores de la Administración, además de una ciudadanía más
activa.
El proyecto ha tenido a lo largo de su
duración las siguientes fases:
Ø Análisis inicial:
constitución del equipo de trabajo, análisis previo de la información
existente, justificación de la necesidad del proyecto, identificación de los
grupos de interés implicados y elaboración del acta de constitución del proyecto.
Ø Planificación del proyecto: se han programado todas las actuaciones en las tres líneas
base de todo proyecto (tiempo, alcance y coste), estableciendo un cronograma
mensual de tareas en los 12 meses de duración. Se previó también desde el inicio
un sistema de contingencias para hacer frente a posibles imprevistos.
Ø Ejecución:
se realizó una evaluación ex ante del proyecto para analizar su viabilidad y su
coste de oportunidad. Se constituyeron todos los grupos de trabajo descritos
anteriormente, se realizaron las reuniones previstas (dos de cada grupo de
trabajo) y se hizo la licitación (con elaboración de los pliegos
administrativos y técnicos correspondientes) para el diseño de la plataforma de
conocimiento que de respuestas a las demandas de los administrados.
Ø Fase final del proyecto: se contrastó el cumplimiento de los objetivos con la
medición de los indicadores previstos. Se ha hecho un análisis específico del
proceso participativo, comprobando que todos los grupos de interés
identificados se han implicado en el proceso y han “avalado” el diseño del
sistema de escucha construido. Solo se ha producido un desfase en el tiempo
previsto de ejecución, debido a la duración del proceso administrativo de
adjudicación del diseño de la plataforma de conocimiento, lo que ha supuesto un
retraso de dos meses respecto al tiempo previsto. Después del cierre del
proyecto se procederá a realizar la implantación del modelo elaborado y se
llevará a cabo una evaluación ex post, que nos ayudará a establecer las medidas
correctoras a las que nos referiremos más adelante.
5. Costes
Los costes del proyecto los
conforman los medios humanos dedicados, la consultoría a contratar para el
diseño de la plataforma de conocimiento, y los medios materiales necesarios. En
cuanto a la valoración de los recursos humanos no los valoramos por ser parte
de los empleados públicos, aunque en puridad habría que considerar cualquier
coste que tenga el proyecto. Para la herramienta que se ha diseñado (plataforma
de conocimiento), el coste ha sido de 70.000 euros. La implementación y puesta
en funcionamiento se realizará en fases posteriores. Los medios materiales
serían los propios equipos informáticos que ya existen en la Administración y
que tampoco se valoran. Se ha optado por considerar solo los costes externos
del proyecto.
Los medios
necesarios para llevar a cabo el proyecto son fundamentalmente humanos. Para
los grupos de trabajo se necesitarán apoyos técnicos y administrativos que los
harán el personal de la Administración. El equipo de trabajo lo compondrán 8
personas técnicas (una por provincia), todas ellas empleadas públicas, además
de la dirección política y técnica ya referida.
7. Riesgos
Los más importantes han estado
relacionados, como se previó al inicio, con las fuertes reticencias a los
cambios de una parte importante del sistema público, debido a las propias
inercias de la rutina adquirida y al cansancio acumulado por las veces que se
intenta mejorar y no se consigue. Luchar contra el desánimo y sobre todo conseguir
una alta motivación en torno al proyecto ha sido esencial para conseguir los
logros previstos. En ese sentido, también ha sido fundamental la implicación,
en las diferentes fases del proyecto, de los agentes privados: los agricultores,
ganaderos y pescadores (a nivel individual y a través de sus organizaciones
profesionales), las cooperativas agrarias, los equipos técnicos de las
organizaciones profesionales agrarias y pesqueras, los equipos de los servicios
de asesoramiento privado del territorio, y las organizaciones medioambientalistas.
Las limitaciones más
importantes para que los objetivos del proyecto se cumplan son, primero, que no
exista una firme decisión política de abordar el problema de la burocratización
de la Administración. Es necesario que los máximos responsables de la
Administración tengan una fuerte convicción de dar respuesta a las demandas
reales de los administrados. La segunda es seguir asegurando que se ponen todos
los recursos humanos y materiales necesarios, facilitando además la implicación
de los empleados públicos en las tareas del proyecto y en las fases posteriores
de implementación del SEA.
8. Adquisiciones
Ya hemos mencionado antes, en el apartado de costes, que en el proyecto
se han elaborado los pliegos administrativos y técnicos para el concurso de
adjudicación del diseño de la herramienta informática (plataforma de
conocimiento). La empresa adjudicataria ha sido la consultora “escucha activa S.L.”
y debido a la tardanza del proceso de adjudicación el plazo previsto se tuvo
que retrasar dos meses.
9. Acciones correctivas
Con la experiencia adquirida en el
proyecto se ha puesto de manifiesto la necesidad de dedicar más tiempo y
recursos a la comunicación interna y externa del proyecto. Para conseguir una
implicación efectiva de todos los agentes interesados (grupos de interés) es
necesario que el proceso participativo esté muy bien planificado y tenga la
flexibilidad necesaria para adaptarse a los imprevistos que se presentan al
contar con un número elevado de colectivos públicos y privados con diferentes
intereses y expectativas.
10.
Lecciones aprendidas
Las enseñanzas que el proyecto nos ha
dado han estado relacionadas, fundamentalmente, con el propio proceso
participativo para su ejecución. Señalamos las que consideramos más significativas:
Ø Todos los
representantes de los grupos de interés que han intervenido en el proceso
coinciden en la oportunidad y necesidad del proyecto.
Ø Hay bastante
consenso, entre todos los grupos de interés, en la falta de trabajo conjunto y
colaborativo entre todos los agentes que intervienen en el proceso.
Ø Coinciden, la
totalidad de los implicados, que es imprescindible que exista una participación
real de todos los grupos de interés del territorio en la integralidad del
proyecto. Se muestran interesados en participar activamente en las actuaciones
que se lleven a cabo, y celebran y agradecen que los responsables del proyecto
hayan puesto en marcha la participación efectiva desde los inicios de la
propuesta.
Ø Como beneficios
del proyecto, más allá de los propios resultados previsto, destacamos la
apertura de dinámicas de trabajo innovadoras que deben suponer un punto de
inflexión en la forma de entender el servicio público, tendiendo hacia una Administración
dinamizadora, que forme parte de un sistema de acompañamiento, en el que las
alianzas público-privadas sean esenciales.
Ø En cuanto a
las dificultades del proyecto, todos los agentes del territorio implicados en
el proceso coinciden en que poner de acuerdo las distintas partes
intervinientes, cada una con intereses diferentes (agricultores y
administración, agricultores y pescadores, organizaciones de productores, consultoras
privadas, organizaciones conservacionistas, …), va a seguir siendo uno de los
principales retos de las siguientes fases de implementación del sistema
diseñado.
Ø Los agentes
del territorio implicados en el proceso han hecho propuestas que han
enriquecido el proyecto, como por ejemplo: puesta en marcha de mecanismos
efectivos de comunicación público-privados que tengan que ver con el
asesoramiento agrario y pesquero, necesidad de formación básica y muy práctica
sobre determinadas temáticas relacionadas con la sostenibilidad de las formas
de producción, puesta en valor de todo el conocimiento acumulado que no llega
al que lo necesita (transferencia de conocimiento eficaz), reforzar las
unidades administrativas que están más cercanas a los administrados (sobre todo
las comarcales), …..
En definitiva,
ha quedado patente en el proceso del proyecto la fuerte inercia de la
burocratización en la que está inmersa la Administración, y la importancia de conseguir
el compromiso por parte de los actores públicos y privados.
También, se ha puesto en evidencia la alta
motivación, compromiso e implicación en los discursos de los diferentes grupos
de interés que se han analizado, lo que augura a la implementación del sistema
diseñado en el proyecto un alto grado de garantía de éxito.
Comentarios
Publicar un comentario