ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (Project Charter)

Presentación en Genially del Acta de constitución del proyecto

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO (Project Charter)

Ø  IDENTIFICACIÓN: Sistema de escucha activa de los administrados.

Ø  DESCRIPCIÓN: Se trata de poner en marcha, a partir de la administración autonómica central, provincial y comarcal agraria, un sistema que permita conocer las demandas y expectativas que tienen los agentes del sector agroalimentario (agricultores, ganaderos, pescadores, industrias de transformación, cooperativas agrarias, organizaciones profesionales agrarias, organizaciones medioambientalistas, …), para poder satisfacer sus necesidades en cuanto a la gestión administrativa y el asesoramiento adecuado a las demandas que planteen en cada momento.

Ø  JUSTIFICACIÓN: Cualquier análisis que hagamos de la evolución de la Administración agraria en las últimas décadas, constata que la Administración Agraria Española y especialmente la Autonómica ha pasado de acompañar y asesorar a estos actores, a través de los antiguos Servicios de Extensión Agraria (SEA), en los medios para alcanzar ese objetivos (mejora de las prácticas para utilizar eficientemente los recursos disponibles), a desempeñar un papel centrado sobre todo en la gestión del reparto de ayudas y de su control (con un alto grado de burocracia), en detrimento de la anterior función. A partir de esa evidencia, surge la necesidad de desarrollar nuevos enfoques que se basen en el análisis de las expectativas de los diferentes grupos de interés (metodología de la Responsabilidad Social) que forman parte de los Sistemas de Asesoramiento (los actores no son espectadores pasivos), y permitan el diseño de modelos compartidos que den respuesta a las demandas. En cierta forma, se trataría de pasar de los modelos tradicionales basados más en la oferta de servicios de asesoramiento (modelo de arriba abajo) a otros centrados en la demanda de esos servicios (de abajo a arriba, multidireccionales y multilaterales), lo que gracias a las nuevas tecnologías es ahora más posible que nunca. Por lo mismo, la administración agraria, especialmente la periférica, tendrá que ser más cercana al sector, con más capacidad de respuesta a las demandas. Pasar de una administración agraria territorial "pasiva" centrada en los trámites para percibir las ayudas y cumplir con los requisitos sanitarios, a otra que, además de esto, sea "más proactiva". Se trata de diseñar un sistema que permita detectar de forma periódica las necesidades de apoyo y acompañamiento que los agentes agrarios tienen de la Administración. Es urgente propiciar un cambio estratégico lo más rápido posible que consiga una administración agraria más cercana y útil, lo que redundará en una mayor justificación social de su existencia. Esto está relacionado con la necesidad de una nueva gobernanza territorial, una nueva institucionalizad que permita dar más protagonismo a la diversidad de actores (gobernanza multinivel). Es complicado determinar cuál es la mejor administración, pero podemos tener la certeza de que el exceso de burocracia, el encierro en los despachos, el mirar hacia fuera para buscar culpables de nuestros males, pensar que  no tenemos capacidad para cambiar las cosas, no coordinarse internamente, enzarzarse en la discusión de competencias absurdas entre diferentes áreas departamentales, no tener claro el servicio público que debe justificar cada actuación, perder la noción de la imprescindible utilidad práctica de los actos administrativos; son, todos ellos, elementos de una mala administración. Para cambiar esta realidad, además de una firme voluntad del Gobierno y de los gestores de la Administración, es necesaria una ciudadanía más activa, las personas somos las auténticas soberanas en democracia, tenemos la responsabilidad última y primera para cambiar las cosas, y no debemos ceder toda esa responsabilidad a los responsables políticos. Si cada persona cumpliera con sus obligaciones, no ya solo familiares o con su trabajo, sino como ciudadanos activos, en nuestras manos estaría, en bastante medida, propiciar los cambios necesarios.

Ø  OBJETIVO: Conocer las demandas de los administrados para dar respuesta adecuada a sus necesidades. Para ello, es necesario hacer un análisis de la realidad actual aplicando la metodología de los grupos de interés, que permita saber sus expectativas y propiciar un diseño participativo y consensuado de los sistemas de escucha más convenientes. El sistema será puesto en marcha en todas las Oficinas Comarcales Agrarias, Oficinas de Gestión de los Parques Naturales y Delegaciones Territoriales de la Consejería de Agricultura, Ganadería, Pesca y Desarrollo Sostenible.

Ø   ALCANCE: Se organizarán grupos de trabajo comarcales, provinciales y uno regional, en los que estarán representados todos los grupos de interés afectados (público-privados), para determinar los parámetros principales de la Administración agraria, en cuanto a cubrir las demandas de los agricultores y pescadores y de los territorios rurales. Se entregarán dos informes por grupo de trabajo, el primero se centrará en el análisis de la situación actual en cuanto a necesidades de información y el segundo será de propuestas para la puesta en marcha del sistema de escucha activo y su retroalimentación permanente. A partir de esos informes se diseñará una plataforma de conocimiento que será la herramienta principal para compartir la información y las experiencias acumuladas.

Ø  RECURSOS: los medios necesarios para llevar a cabo el proyecto son fundamentalmente humanos. Para los grupos de trabajo se necesitará un apoyo técnico y administrativo que lo harán el personal de la Administración. En cuanto a la herramienta a diseñar (plataforma de conocimiento), es difícil saber el coste que tendría y si sería necesario contar con una consultora externa. Podemos suponer un tanto alzado de 70.000 euros, aunque deberían ser los desarrolladores (informáticos) los que determinaran el coste. Se trataría del diseño de la plataforma no de su implementación y puesta en funcionamiento que se realizaría en fases posteriores. Los medios materiales serían los propios equipos informáticos que ya existen en la Administración.

Ø  TIEMPO: la duración que se estima para el proyecto es de 12 meses, para lo que la Administración debe dotar de los recursos necesarios.

Ø  LIMITACIONES: para que los objetivos del proyecto se cumplan es necesario que se den una serie de supuestos. El primero es una firme decisión política de abordar el problema de la burocratización de la Administración y tener una fuerte convicción de dar respuesta a las demandas reales de los administrados. El segundo es poner todos los recursos humanos y materiales necesarios, facilitando además la implicación de los empleados públicos en las tareas del proyecto.

Ø  INTERESADOS: Los grupos de interés del proyecto son todos los afectados por sus actividades y resultados. Concretamente, la propia Administración (autonómica, provincial y comarcal), los agricultores, ganaderos y pescadores (a nivel individual cuando sea conveniente y a través de sus organizaciones profesionales), las cooperativas agrarias, los equipos técnicos de las organizaciones profesionales agrarias y pesqueras y los equipos de los servicios de asesoramiento privado que existan en el territorio, y las organizaciones medioambientalistas.

Ø  ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO: el proyecto tendrá a una persona en la dirección técnica y otra en la dirección política (un alto cargo de la Consejería, que sea parte del Consejo de Dirección), con un equipo de 8 personas técnicas (una por provincia), todas ellas empleadas públicas. Además, se contará con la consultora adecuada para el diseño de la herramienta si fuera necesario. Se organizará en tres fases, la primera de análisis de la situación que harán los grupos de trabajo con el apoyo del equipo técnico. La segunda será de propuestas de soluciones a los déficit y demandas detectadas. Y la tercera de diseño de la plataforma de conocimiento.

Ø  RIESGOS INICIALES: los más importantes van a estar relacionados con las fuertes reticencias a los cambios que una parte importante del sistema público, debido a las propias inercias de la rutina adquirida y al cansancio acumulado por las veces que se intenta mejorar y no se consigue. Luchar contra el desánimo y sobre todo conseguir una alta motivación en torno al proyecto será esencial para conseguir los logros previstos. En ese sentido, también será fundamental la implicación de los agentes privados (ya mencionados) en las diferentes fases del proyecto.

Ø  REQUISITOS DE APROBACIÓN: las lecciones aprendidas del proyecto deben ser el propio proceso participativo para su ejecución, con los tres entregables descritos (informe de análisis, informe de propuestas/soluciones y diseño de la plataforma de conocimiento). La persona que decidirá el cierre del proyecto, en función lógicamente de los objetivos cumplidos será la dirección del proyecto en su doble componente técnica y política como antes hemos definido.

Ø  NOMBRAMIENTOS DE LOS RESPONSABLES: Ya hemos comentado en la organización del proyecto que la dirección tendrá dos niveles, la política (un alto cargo miembro del Consejo de Dirección de la Consejería) y la técnica que deberá ser una persona con amplia experiencia y conocimiento de la Administración agraria y con dotes demostradas de liderazgo.